Un courrier informe, il ne plaide pas
Le courrier aux parents a une fonction et une seule : porter à leur connaissance une information qu’ils doivent avoir, et leur permettre d’y répondre. Une sortie, un séjour, une décision de l’établissement, la date d’une réunion, un événement qui a concerné leur enfant. Il ne sert pas à convaincre, à recadrer, ni à préparer un rapport en constituant des preuves.
C’est pourtant ce que font beaucoup de courriers, sans le vouloir. Ils commencent par informer, puis glissent vers « nous ne pouvons que constater », « malgré nos nombreuses sollicitations », « comme nous vous l’avons déjà indiqué ». Chacune de ces formules dit au parent qu’il est en tort. Il le lit, il se ferme, et la réunion suivante commence avec une personne qui vient se défendre. La règle qui tient : jamais d’argumentaire contre un parent dans un courrier. Si un désaccord existe, il se traite en entretien, et l’entretien se consigne ensuite dans le dossier, pas dans une lettre.
Ce qu’on lit souvent
« Madame, Monsieur, malgré nos nombreuses relances, nous constatons que Nassim n’a toujours pas ses affaires de sport, ce qui l’empêche de participer aux séances depuis un mois. Nous vous rappelons qu’il est de votre responsabilité de fournir le nécessaire à votre enfant. Nous comptons sur vous pour régulariser rapidement la situation. »
Ce qui tient
« Madame, Monsieur, Nassim n’a pas pu participer aux quatre dernières séances de sport du jeudi (les 5, 12, 19 et 26 mars), faute de tenue adaptée. Il nous dit qu’il y tient. Il lui faut un short, un tee-shirt et des chaussures de sport, qui peuvent rester à l’établissement. Si cela pose une difficulté, l’équipe dispose d’un vestiaire de dépannage : il suffit de nous le dire, par le coupon ci-joint ou par téléphone, et nous nous en occupons. Nous restons à votre disposition. »
Pourquoi
« Malgré nos nombreuses relances », « nous vous rappelons qu’il est de votre responsabilité », « nous comptons sur vous » : le premier courrier est un reproche en trois temps, et il n’offre aucune sortie. Le second donne les dates, dit ce dont l’enfant a besoin, rapporte ce qu’il en dit, et ouvre une porte concrète. Il obtient plus souvent la tenue de sport, et il n’abîme rien.
Acte usuel, acte non usuel : dire lequel, et demander ce qu’il faut
Une distinction de pratique courante gouverne le courrier aux parents en établissement : celle entre les actes usuels, ceux de la vie quotidienne, que l’établissement qui accueille l’enfant accomplit sans solliciter les parents à chaque fois, et les actes non usuels, ceux qui engagent l’avenir de l’enfant ou touchent à ses droits fondamentaux, qui demandent l’accord des titulaires de l’autorité parentale. Une sortie au parc relève de la première catégorie ; une inscription dans un nouvel établissement scolaire, une intervention chirurgicale programmée ou un voyage à l’étranger relèvent de la seconde. La frontière n’est pas toujours nette, et c’est le document d’accueil de l’établissement qui, le plus souvent, fixe la liste de ce qui se décide seul.
Ce qui compte pour le courrier : il doit dire de quelle catégorie relève ce qu’il annonce. Soit vous informez d’une décision que l’établissement a prise et dont vous rendez compte ; soit vous demandez un accord sans lequel rien ne se fera. Un courrier qui mélange les deux registres dit au parent qu’il est consulté pour la forme.
Ce qu’on lit souvent
« Madame, Monsieur, nous vous informons que Clara participera au séjour de ski organisé du 8 au 13 février à Valloire. Merci de nous retourner l’autorisation ci-jointe signée avant le 20 janvier ainsi que la copie de sa carte d’identité. »
Ce qui tient
« Madame, Monsieur, l’établissement organise un séjour à Valloire (Savoie) du 8 au 13 février, avec pratique du ski encadrée par des moniteurs diplômés. Clara souhaite y participer. Ce séjour ne peut avoir lieu pour elle qu’avec votre accord, que nous vous demandons par le coupon ci-joint, à nous retourner avant le 20 janvier. Vous y trouverez le programme, les horaires de départ et de retour, la liste des affaires nécessaires et le nom de l’éducatrice joignable pendant le séjour. Si vous souhaitez en parler avant de décider, Mme D., éducatrice référente, peut vous appeler au créneau de votre choix. »
Pourquoi
Le premier courrier annonce la participation comme acquise, puis réclame une autorisation : le parent comprend que son accord ne compte pas. Le second dit clairement que rien ne se fera sans lui, donne ce dont il a besoin pour décider, rapporte le souhait de l’enfant, et propose un échange avant la réponse. C’est ce qu’exige, en pratique, un acte non usuel.
La place du point de vue des parents
Un parent qui reçoit un courrier de l’établissement lit, avant tout, ce qu’on pense de lui. Le courrier qui laisse une place à son point de vue, qui rapporte ce qu’il a dit, qui reconnaît un désaccord sans le trancher, change la lecture.
En protection de l’enfance, ce n’est pas seulement une question de tact. L’article L223-5 du code de l’action sociale et des familles impose que le contenu et les conclusions du rapport de situation soient portés à la connaissance du père, de la mère, du tuteur et du mineur selon son âge et sa maturité : le courrier qui invite à la réunion où il sera présenté est le premier contact du parent avec ce qui a été écrit sur lui. Et le cadre national de référence publié par la HAS en janvier 2021, rendu obligatoire pour l’évaluation des informations préoccupantes par le décret n° 2022-1728 du 30 décembre 2022, demande que le point de vue des parents figure dans l’écrit : un courrier qui le sollicite n’est pas une politesse, c’est la façon de l’obtenir. Hors protection de l’enfance, le fondement est le droit à la participation directe garanti par l’article L311-3, 7° du même code, qui, pour un mineur, se joue en pratique avec les titulaires de l’autorité parentale.
Ce qu’on lit souvent
« Madame, suite à notre entretien du 3 avril, au cours duquel vous avez exprimé votre désaccord avec le maintien des visites médiatisées, nous vous confirmons que l’équipe maintient ce dispositif, dans l’intérêt de Théo. Nous espérons que vous comprendrez le sens de cette décision. »
Ce qui tient
« Madame, lors de notre entretien du 3 avril, vous nous avez dit souhaiter que les visites avec Théo aient lieu sans la présence d’un tiers, parce que, selon vos mots, « on ne peut pas parler normalement avec quelqu’un dans la pièce ». Nous avons transmis votre demande telle quelle. Le service propose de maintenir la présence de l’éducatrice pour les deux prochaines visites, puis de faire un point avec vous le 15 mai pour décider de la suite ensemble. Ce point est prévu pour que votre demande soit examinée avec vous, pas à votre place. Si la date ne vous convient pas, dites-le-nous par le coupon ci-joint ou par téléphone, nous en trouverons une autre. »
Pourquoi
« Nous espérons que vous comprendrez » est la formule qui ferme toutes les portes : elle dit à la mère qu’elle n’a pas compris. La version réécrite rapporte sa demande dans ses mots, dit ce qui en a été fait, propose une échéance précise et annonce que la décision se prendra avec elle. Elle ne cède sur rien : les deux visites suivantes restent médiatisées. Mais la mère y trouve sa place, et elle viendra le 15 mai.
Le coupon-réponse
Un courrier qui attend une réponse doit la rendre facile. Un parent qui devrait rédiger lui-même une réponse ne le fera pas, ou tard ; un parent qui a trois cases à cocher et une signature à apposer le fera le soir même. Le coupon-réponse n’est pas une formalité : c’est ce qui transforme une lettre en échange.
- Le rappel en une ligne de ce sur quoi on répond : « Séjour à Valloire du 8 au 13 février ».
- Des cases, jamais une question ouverte seule : « j’autorise / je n’autorise pas / je souhaite en parler avant de décider ». La troisième case est celle qui compte : elle donne au parent une façon de ne pas dire non.
- Un espace libre de quelques lignes, « Ce que je souhaite vous dire », pour le point de vue du parent. Souvent vide ; quand il ne l’est pas, c’est l’information la plus utile du dossier.
- La date, le nom et la signature du ou des titulaires de l’autorité parentale. Quand les deux parents exercent l’autorité parentale et vivent séparément, chacun reçoit son courrier et son coupon.
- La date limite de retour, ce qui se passe si le coupon ne revient pas (pour un acte non usuel, l’enfant ne participe pas, et il faut le dire), et les façons de le retourner : par l’enfant, par courrier, en photo par message. Plus il y a de voies, plus il revient.
Le ton
Le ton d’un courrier se juge en une lecture, avant même le sens. Quelques règles qui font la différence entre une lettre qu’on lit jusqu’au bout et une lettre qu’on pose.
- La civilité et le nom : « Madame R. », « Monsieur B. ». Jamais « la famille » en adresse.
- Des phrases courtes, une information par phrase, et une seule page : ce qui ne tient pas sur une page sera dit en entretien.
- Aucun sigle non expliqué. « L’ESS », « le PPS », « la CRIP » sont des mots de professionnels ; le parent les lit comme une langue étrangère, et il n’ose pas demander.
- L’enfant par son prénom, et ce qu’il en dit quand c’est pertinent : « Clara souhaite y participer ». Un courrier qui rapporte la parole de l’enfant est lu autrement.
- Un nom et un numéro joignable. « L’équipe » ne se rappelle pas ; Mme D., le mardi et le jeudi après 14 h, oui.
- Ni conditionnel de reproche (« il aurait été souhaitable que »), ni impératif (« vous devez »), ni menace voilée (« à défaut, nous serions contraints de »). Ce qui se passe en l’absence de réponse se dit simplement.
Ce qu’un courrier aux parents ne porte jamais
- Un argumentaire contre l’un des parents, ou une comparaison entre les deux : le courrier adressé au père ne dit rien de la mère, et inversement.
- Un diagnostic, même prudent, même entre parenthèses. Un courrier signé par un éducateur ne dit pas « trouble », « anxiété », « profil ». Il dit ce que l’enfant fait, et propose une consultation si l’équipe le pense utile.
- Le récit détaillé d’un incident impliquant un autre enfant nommé : le parent est informé de ce qui est arrivé à son enfant, pas de ce qu’a fait celui du voisin.
- Une décision qui n’a pas encore été prise, présentée comme acquise pour obtenir l’accord plus vite.
Un dernier point de méthode : faites lire le courrier par un collègue qui ne connaît pas la situation, en lui demandant une seule chose, comment il se sentirait s’il le recevait pour son propre enfant. Deux minutes, et le reproche caché que l’auteur ne voit plus est repéré.
Questions fréquentes
- Faut-il écrire aux deux parents ?
- Quand les deux exercent l’autorité parentale, oui, chacun à son adresse s’ils vivent séparément, avec le même contenu et le même coupon. Écrire à un seul en comptant sur lui pour transmettre, c’est se retrouver avec un parent qui n’a pas été informé et qui le fera savoir. Les situations particulières se vérifient dans le dossier avant d’écrire.
- Qu’est-ce qu’un acte usuel ?
- En pratique, un acte de la vie courante de l’enfant, que l’établissement qui l’accueille accomplit sans solliciter les parents à chaque fois : une sortie à la journée, une activité habituelle. Les actes non usuels, ceux qui engagent l’avenir de l’enfant ou touchent à ses droits fondamentaux, demandent l’accord des titulaires de l’autorité parentale. La liste de ce qui se décide seul figure le plus souvent dans le document d’accueil de votre établissement : c’est lui qui fait foi.
- Que faire si le coupon ne revient pas ?
- Relancer une fois, par téléphone ou message, en rappelant simplement la date limite et ce qui se passe sans réponse. Pour un acte non usuel, l’absence de réponse vaut absence d’accord : l’enfant ne participe pas, et il faut le lui expliquer. Une relance qui reproche le silence n’obtient jamais le coupon.
- Peut-on dire à un parent que l’équipe n’est pas d’accord avec lui ?
- Oui, en entretien, où le désaccord peut se discuter. Dans un courrier, on rapporte sa position dans ses mots, ce que le service propose et quand la décision sera prise avec lui. Un désaccord écrit sans possibilité de réponse immédiate se lit comme une sentence.